פרויקט בניה ללא מנהל זו תזמורת ללא מנצח

פרויקט בנייה ללא מנהל

דמיינתם פעם את הפילהרמונית מתחילה לנגן ללא מנצח? גם הנגנים המוכשרים בעולם כשינסו להפיק מוזיקה יחד ללא סנכרון – יפיקו לכל היותר רעשים צורמים.

כך בדיוק, גם פרויקט בניה. אדריכל טוב, קבלן טוב וספקים טובים חייבים גורם אחד שיחבר אותם יחד על מנת שיפיקו יצירה מסונכרנת ומושלמת אחת – או במילים אחרות – “שיהיו על אותו הסולם”.

פרויקט בניה הוא מהמסובכים לניהול. אחת הסיבות המובילות היום לקריסת יזמים, חברות בניה ועצירת פרויקטים רבים היא ניהול לקוי שגורם להפסדים כבדים, איכות ביצוע נמוכה ובמקרים קשים גם לעצירתו המוחלטת של פרויקט הבנייה.

ניהול פרויקטים בבניה דורש תכנון מפורט של כל הפעולות הנדרשות למימושו, יכולת תכנון והקצאת משאבים (בעיקר זמן, כסף, כוח אדם), התמודדות עם שינויים והפתעות, שליטה מלאה בפרויקט ויכולת שיקוף תמונת מצב בכל רגע נתון, נוסף לבקרה ויכולת תיקון מהירה.

במאמר זה נתאר מניסיוננו את האתגרים בניהול פרויקט בניה בשלב הביצוע בלבד

למעשה, מרגע עליה לקרקע מתחיל מבצע מסובך להקמת הבניין. שותפים לו גורמים רבים – היזם, הקבלן, הדיירים (בתמ”א 38), הרוכשים, האדריכל, הקונסטרוקטור והמהנדסים, הבנק הממן, הספקים למיניהם (מחומרי גלם כגון ברזל ובטון ועד חומרי גמר כגון דלתות, מטבחים וכד’), הרשות המקומית, מכון התקנים ומעבדות הבדק ועוד ועוד … זוהי תזמורת עם כלים מגוונים אך ללא “מנצח” היא לא תצליח לנגן גם שיר פשוט.
מנהל פרויקט בניה הוא כמנצח על “התזמורת”.

איך מתחילים בכלל?

ראשית, “נכוון את הכלים”…, לפני הצעד הראשון על הקרקע נוודא שהתכניות מתכתבות זו עם זו (אינטגרציה וסופרפוזיציה). נוודא שיש תכנית עבודה מסונכרנת לביצוע – הנדסה, לו”ז, כח אדם, תכנית התארגנות לאתר, תאום ואישורי רשויות, חוזים מול ספקים ומעבדות, ביטוחים לכל צרה שלא תבוא, וכדומה. ההתארגנות היא עיקר עבודתו של הפיקוח (שהינו מרכיב משמעותי בניהול הפרויקט) בשלב זה.

השלבים הבאים בניגון, הם שלבי הבניה אותם נוטים לפצל לשני מקטעים עיקריים– שלב השלד, ושלב הגמר של הבניין.

הניהול יוודא עמידה בתכנית ובלוח הזמנים תוך סימון צווארי בקבוק ותהליכים תלויים, התאמה של כמות ואיכות כוח אדם לכל שלב (כוח אדם הוא מרכיב משמעותי בתקציב הפרויקט), הקפדה על בדיקות איכות ותקנים במעבדות מוסמכות, עבודה משולבת ומסונכרנת עם הספקים הגדולים כגון יצרן המעליות ומתקן החניה, יוודא התאמה לתקציב הפרויקט והתזרים, ייקח בחשבון אילוצים כגון מזג אוויר, חופשות וחגים המאלצים הפסקות יזומות, יתייחס למאמצי השיווק של הפרויקט ויתחשב בבקשות של אנשי המכירות הנמצאים במגע עם לקוחות פוטנציאלים (לעיתים נדרשים שינויים והתאמות), הוא יגיב לשינויי תקנים שלעיתים מתוקננים תוך כדי בניה, וידאג לאשר שינויים בתכנון כתוצאה מאילוצים שלא צפינו באישור מול הרשויות בתהליך שנקרא היתר שינויים.

ניהול טוב מחייב תרבות, מנגנון וכלים תומכים. זה כולל, ישיבות ניהול פיקוח באופן שוטף, דיווח על בסיס יומי וסיכום שבועי, תיעוד ועוד. תרבות ניהול היא נכס שכולל בין היתר, דיווח אמין כמובן, רישום מסודר, הצמדות לתהליכים ורשימות ומסודרות, יכולת תחקור, למידה ושיפור וחשובה בעיקר יכולת רתימה וסינרגיה טובה בין כל הגורמים השותפים.

בנוסף, מנהל טוב ככל שיהיה נדרש לכלים תומכים. החל ברשימות תיוג (רשימות הכוללות את הנדרש בכל שלב) וכלה במערכות ניהול תומכות, חברת “מרכז העיר נדל”ן” עובדת למשל עם מערכת justManage שמרכזת את התכנון, דיווח הביצוע והבקרה השוטפת, כמו כן היא מתריעה על צווארי בקבוק, פיגורים וכן מרכזת ליקויים לטיפול ודו”חות.

תכנית הבניה כוללת תמיד תכנית מאקרו עד לסיום הבניה, תכנית שבועית (לשבוע הבא) ותכנית חודשית. לכל שבוע וחודש יוגדרו יעדים ומהם יגזרו משימות בין הגורמים השונים לשבוע הקרוב, החל ממשימות הנדרשות לביצוע ע”י הקבלן שבהתאם להם יוגדרו כמות ומקצועות הפועלים הנדרשים לאותו שבוע, יקבע תאום נדרש מול ספקים, תאום מול מעבדות בדיקה, קבלת תשובות מקדימות מהאדריכל והקונסטרוקטור ועוד. בכל שבוע יבחן תכנון מול ביצוע של השבוע שעבר ויתוכנן השבוע הבא.

אלמנט חשוב נוסף בניהול הפרויקט הוא יכולת תקשורת טובה עם הרוכשים ועם דיירים (בעלי הזכויות כאשר מדובר בפרויקט תמ”א 38). תקשורת חסרה יוצרת אי ודאות שיוצרת מוטרדות וחששות שלרוב אינה מוצדקת ומזיקה לשטף של הפרויקט. שלא לדבר על שמועות ודיסאינפורמציה שמזינות את עצמן.
על מנת למנוע מצב זה שמעיב על הפרויקט, חשוב לקיים תקשורת שוטפת עם הרוכשים והדיירים כחלק מניהול הפרויקט. תקשורת זו יכולה לבוא ליידי ביטוי בעדכונים שוטפים, תקשורת זמינה ומתן מענה ותגובה לפניות (גם אם התשובות שליליות…). חברות ניהול מקצועיות אף מממשות פורטל לקוחות זמין ונגיש שמאפשר לקבל תמונת מצב עדכנית של התקדמות הפרויקט וכן תקשורת שוטפת בכל עניין וצורך.

תכנון בנייה

שלב הסיום והמסירה

שלב הסיום והמסירה של הדירות או הפרויקט הוא שלב משמעותי ואם מבוצע נכון, ממלא סיפוק רב לאחר חודשי בניה מורכבת. היצירה יוצאת לאור. אך גם שלב זה דורש ניהול – מול הרשויות לקבלת אישור איכלוס (ט.4), וכן, מול לקוחות להם נמסרות הדירות, טיפול בליקויים שלעיתים מתגלים רק לאחר סיום הבניה והגשם הראשון, מימוש אחריות של ספקים למוצרי הגמר ועוד. ניהול הפרויקט לא מסתיים בעת מסירת הדירות אלא הרבה אחרי שנת הבדק והאחריות (לעיתים אפילו 3 שנים מיום מסירת הדירות).

כאמור, ניהול פרויקט בניה שנבנה ע”י קבלן הוא מהמורכבים לניהול. מנהל הפרויקט הוא האיש עם שרביט המנצח ובעל השפעה גדולה בהצלחתו של פרויקט. היזם איננו מנהל, והקבלן איננו מנהל. ניהול פרויקט זה מקצוע שדורש חברה שזו המומחיות שלה, שהיא בעלת האנשים, התרבות, המנגנון, הניסיון והכלים המתאימים.

חברת מרכז העיר נדל”ן, כוללת זרוע נפרדת לניהול ופיקוח פרויקטים עם מנהלי פרויקט מוכשרים ומקצועיים, עם בסיס רחב של בעלי מקצוע וספקים תומכים ועם ניסיון וכלים ייעודיים ותומכים. החברה שמה לה למטרה את שיכלול תחום זה לרמה גבוהה ללא התפשרות מתוך הבנה שזהו כיום אחד המרכיבים הקריטיים להצלחתו של פרויקט.

ראו: פינוי בינויתמא 38/2 | פרויקט פינוי בינוי

מאמרים נוספים

נשמח להשיב על כל שאלה